E-mailmarketing uitbesteden: wat het kost en wat het oplevert

E-mailmarketing uitbesteden kost je drie dingen: de software, een eenmalige inrichting en maandelijks beheer. Bij mij is dat € 500 eenmalig en vanaf € 750 per maand, en meestal komt het abonnement van je e-mailtool erbij. Of het loont, bereken je niet aan het aantal nieuwsbrieven, maar aan de omzet die mails en automatische flows opleveren.

Wat kost e-mailmarketing uitbesteden?

E-mailmarketing uitbesteden bestaat uit drie kostenposten. Vergelijk je aanbiedingen, kijk dan altijd naar alle drie, want de ene partij rekent de software mee en de andere niet.

De software is meestal de kleinste post. MailerLite heeft een gratis abonnement tot 250 abonnees, en de betaalde abonnementen beginnen rond de $12 per maand. ActiveCampaign begint rond de $15 tot $19 per maand voor 1.000 contacten. Bij grotere lijsten loopt dat op. Welke tool past, vergelijk ik in MailerLite vs ActiveCampaign.

Andere specialisten en bureaus rekenen vaak per uur, per verstuurde nieuwsbrief of met vaste pakketten. Dat laatste klinkt overzichtelijk, maar het zet je denken op het verkeerde spoor: je koopt dan 'vier nieuwsbrieven per maand', terwijl je eigenlijk omzet wilt kopen.

Reken terug vanuit omzet, niet vanuit nieuwsbrieven

De vraag is niet 'hoeveel mails krijg ik voor mijn geld?', maar 'hoeveel omzet levert e-mail op, en wat houd ik over?'. Een nieuwsbrief die vier keer per maand de deur uitgaat maar niets verkoopt, is duur. Een paar goed gebouwde flows die elke dag omzet binnenhalen, zijn goedkoop.

Bij Lumin, een skincaremerk voor mannen, bouwde ik in MailerLite e-mailflows die nieuwe klanten naar een herhaalaankoop leidden en bestaande klanten betrokken hielden. Binnen twaalf maanden kwam 28% van de totale omzet uit die flows. Dat is geen nieuwsbrief die toevallig goed scoorde. Dat zijn automatische mails die elke dag werken.

Een rekenvoorbeeld

Stel, je webshop draait € 25.000 omzet per maand en je marge is 40%. Je betaalt voor beheer € 750 per maand en voor je e-mailtool een paar tientjes. Om dat terug te verdienen, heb je ongeveer € 2.000 extra omzet per maand nodig, want daar houd je € 800 aan over. Dat is 8% extra omzet.

Is dat realistisch? Dat hangt af van je aantal klanten, hoe vaak ze opnieuw kunnen kopen en hoeveel je nu al uit e-mail haalt. Een webshop met verbruiksproducten en duizenden klanten heeft meer ruimte dan een bedrijf dat één keer per tien jaar een keuken verkoopt. Dit rekenvoorbeeld is geen belofte, maar een manier om de vraag goed te stellen.

Wat doet een e-mailmarketing specialist precies?

Een goede specialist doet meer dan nieuwsbrieven opmaken. Dit hoort er volgens mij in te zitten:

1. Strategie. Welke mails en flows leveren voor jouw bedrijf het meest op? Waar zit de omzet: nieuwe klanten, herhaalaankopen of afgehaakte bezoekers?
2. Lijstbeheer. Je lijst opschonen, segmenten maken en zorgen dat je alleen mailt naar mensen die daar toestemming voor gaven.
3. Techniek en tracking. De DNS-instellingen van je domein, zodat je mail in de inbox komt, en de koppeling met je website of webshop, zodat je omzet per mail ziet.
4. Content en design. Mails die passen bij je merk, kort en duidelijk zijn en uitnodigen om door te klikken.
5. Automatisering. Welkomstflows, herinneringen, flows voor herhaalaankopen en heractivatie.
6. Testen en rapporteren. Onderwerpregels, timing en aanbiedingen testen, en rapporteren op klikken en omzet in plaats van op opens.

Mis je in een aanbod de techniek, de flows of de rapportage op omzet? Dan koop je vooral opmaak.

Flows eerst, nieuwsbrieven daarna

Als je e-mailmarketing uitbesteedt, laat dan eerst de flows bouwen. Die werken permanent, ook als niemand er meer naar kijkt. Een nieuwsbrief levert één keer iets op.

• Welkomstflow. Iemand schrijft zich in en krijgt een korte reeks mails over wie je bent en wat je biedt.
• Verlaten winkelmand. Een herinnering een paar uur nadat iemand afhaakte.
• Na de eerste bestelling. Uitleg, een reviewverzoek en het moment voor de tweede aankoop. Dat werk ik uit in herhaalaankopen stimuleren.
• Follow-up na een campagne. Bij Elkaar Ontmoeten verstuurde ik één tot twee dagen na elke campagne een follow-upmail. Die leverde per keer 5 tot 8 orders op.
• Heractivatie. Klanten die lang niets kochten, krijgen een eigen mail voordat je ze kwijt bent.

Hoe die bouwstenen samenwerken, lees je in alles over marketing automation. Pas als de flows staan, is een vast nieuwsbriefritme de volgende stap.

Zo verloopt het uitbesteden in de praktijk

Een goed traject heeft een vaste volgorde. Zo pak ik het zelf aan:

1. Analyse. Waar komt je omzet nu vandaan, hoeveel klanten kopen een tweede keer en wat gebeurt er met nieuwe inschrijvers? Daaruit volgt welke flow het eerst moet.
2. Fundament. Het platform inrichten, de lijst opschonen, het domein verifiëren en de koppeling met je website of webshop maken. Dit is de eenmalige inrichting.
3. Eerste flows. Vaak een welkomstflow en een flow na de eerste bestelling, want die leveren het snelst iets op.
4. Vast ritme. Daarna een nieuwsbrief of campagne in een ritme dat past bij je aanbod.
5. Optimaliseren. Elke maand kijken wat werkt, onderwerpregels en timing testen en bijsturen.

Je volgt de voortgang ondertussen live in ClickUp. Zo zie je wat er gebeurt met je budget, zonder te hoeven vragen hoe het ervoor staat. Hoe ik verder werk, staat in het pitchdeck.

Uitbesteden of zelf doen?

Uitbesteden is niet altijd de beste keuze. Dit is hoe ik het afweeg:

Een tussenvorm werkt ook vaak: laat de techniek en de flows inrichten, en verstuur de nieuwsbrief zelf. Dan staat de basis professioneel en houd je de maandelijkse kosten laag.

Waar let je op bij het kiezen van een specialist?

• Vraagt hij naar omzet? Een specialist die alleen vraagt hoeveel nieuwsbrieven je wilt, denkt in uren, niet in resultaat.
• Staat het account op jouw naam? Je lijst is van jou. Laat het account van je e-mailtool op naam van je bedrijf staan.
• Begint hij bij de techniek? Zonder goede DNS-instellingen komt je mail bij Gmail, Yahoo en Outlook sneller in spam.
• Kent hij de regels? Voor marketingmail heb je toestemming nodig, behalve voor bestaande klanten bij vergelijkbare producten, en elke mail moet een werkende afmeldlink hebben.
• Rapporteert hij op klikken en omzet? Een rapport vol openratio's zegt weinig sinds Apple Mail opens automatisch registreert.
• Heeft hij ervaring met jouw tool? Ik ben MailerLite Partner en werk daarnaast met ActiveCampaign, onder meer voor Elkaar Ontmoeten.

Wat klanten zelf merken, staat in hun reviews. Stijn S. schreef over zijn motorrijschool: "dankzij de super handige e-mail automatiseringen gaat het hele leadproces automatisch, echt helemaal super!"

Welke e-mailmarketing software kies je?

Voor de meeste webshops en kleinere bedrijven is MailerLite een sterke, betaalbare keuze. Werk je met langere verkooptrajecten, lead scoring of een salesteam, dan past ActiveCampaign vaak beter. Mailchimp is bekend, maar het gratis abonnement is klein en je betaalt ook voor contacten die zich hebben afgemeld, tenzij je ze archiveert. Kies de tool die past bij wat je over twee jaar wilt doen, niet alleen bij vandaag. Overstappen kan, maar kost tijd.

Conclusie: koop omzet, geen nieuwsbrieven

E-mailmarketing uitbesteden kost je software, een eenmalige inrichting en maandelijks beheer. Of het loont, reken je uit vanuit de omzet die mails en flows opleveren, niet vanuit het aantal nieuwsbrieven. Begin met de flows die altijd werken, zorg dat je mail in de inbox komt en meet op klikken en omzet.

Wil je precies weten wat ik voor e-mailmarketing reken en wat er in de inrichting en het beheer zit? Download de prijslijst.