Welkomstmail: voorbeelden en een welkomstreeks van 3 mails

Een welkomstmail is de eerste mail die iemand krijgt nadat hij zich inschrijft voor je nieuwsbrief, een account aanmaakt of klant wordt. Stuur hem direct, lever wat je beloofde en vertel kort wie je bent. Daarna volgen nog twee mails: een over wat je anders maakt, met bewijs van een klant, en een met één concrete eerste stap. Zo gebruik je het moment waarop iemand de meeste interesse in je heeft.

Wat is een welkomstmail, en waarom de eerste mail telt

Een welkomstmail is de eerste mail na een aanmelding. Dat kan in drie situaties zijn:

• iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief, vaak in ruil voor iets: een kortingscode, een checklist of een gratis tool;
• iemand maakt een account aan in je webshop of doet zijn eerste bestelling;
• iemand wordt klant en heeft net een opdracht gegeven of een lidmaatschap afgesloten.

In alle drie de gevallen is het moment van aanmelden het moment waarop iemand de meeste interesse heeft. Hij heeft net zelf iets gedaan, hij weet nog waarom en hij verwacht iets van je. Toch krijgen veel nieuwe inschrijvers niets, tot de volgende nieuwsbrief over drie weken. Dan is de interesse weg.

In mijn overzicht van marketing automation staat de welkomstflow als een van de eerste flows die je bouwt. Hier werk ik hem uit, met een uitgeschreven reeks per type bedrijf.

Eén ding vooraf. Veel artikelen over welkomstmails noemen hoge openingspercentages als bewijs dat ze werken. Die cijfers zeggen weinig: sinds Apple Mail Privacy Protection worden veel mails als geopend geteld terwijl niemand ze las. Kijk daarom naar klikken, een eerste bestelling of aanvraag, en naar het aantal mensen dat op je mail antwoordt. Waarom, lees je in openratio nieuwsbrief.

De opbouw: een welkomstreeks van drie mails

Een welkomstreeks van drie mails werkt voor bijna elk bedrijf. Elke mail heeft één taak.

Daarna stroomt de nieuwe lezer in je gewone nieuwsbrief. Zeg in de eerste mail eerlijk hoe vaak die komt. Wie weet dat hij eens per twee weken iets krijgt, meldt zich minder snel af dan wie zich overvallen voelt.

Gebruik je double opt-in, dan gaat eerst een bevestigingsmail met een link uit. Pas als iemand die link aanklikt, start je welkomstreeks. Of je double opt-in nodig hebt en hoe je het instelt, lees je in double opt-in.

Voorbeeld 1: welkomstreeks voor een webshop

Stel: je verkoopt koffiebonen online en geeft nieuwe inschrijvers gratis verzending op hun eerste bestelling.

Mail 1: welkom en je voordeel

Onderwerp: Welkom, je gratis verzending staat klaar

Hoi [voornaam],

Fijn dat je erbij bent. Zoals beloofd: met de code [code] betaal je geen verzendkosten op je eerste bestelling. De code is 14 dagen geldig.

Wie zijn wij? Een kleine branderij die elke week vers brandt en binnen twee dagen levert. Je hoort eens per twee weken van ons, met nieuwe bonen en een zettip.

[Kies je koffie]

Mail 2: waarom bij ons

Onderwerp: Welke koffie past bij jou?

Hoi [voornaam],

De meest gestelde vraag die we krijgen: welke bonen passen bij mijn apparaat? Daarom hebben we een korte keuzehulp gemaakt. Drie vragen, en je weet het.

[Doe de keuzehulp]

[korte review van een klant, met naam]

Mail 3: de eerste stap

Onderwerp: Je code is nog 5 dagen geldig

Hoi [voornaam],

Een kort seintje: je gratis verzending loopt over 5 dagen af. Twijfel je nog? De meeste nieuwe klanten beginnen met ons proefpakket van drie soorten.

[Bekijk het proefpakket]

Twee regels voor een webshop. Een kortingscode is niet verplicht: gratis verzending, een proefpakket of een handige keuzehulp kost je vaak minder marge en werkt net zo goed. En wie bestelt, gaat uit de welkomstreeks en in je flow na de eerste bestelling. Hoe die eruitziet, lees je in herhaalaankopen stimuleren.

Voorbeeld 2: welkomstreeks voor een dienstverlener

Stel: je bent een administratiekantoor en bezoekers schrijven zich in voor een checklist met de belangrijkste deadlines voor ondernemers. Zo'n gratis download of tool heet een leadmagnet. Hoe je er een kiest die werkt, lees je in leadmagnet.

Mail 1: de checklist en wie je bent

Onderwerp: Welkom, hier is je deadline-checklist

Hoi [voornaam],

Hier is de checklist die je aanvroeg: [Download de checklist]

Ik ben [naam] van [kantoor]. We doen de administratie voor [aantal] ondernemers in de regio, van zzp'ers tot bedrijven met personeel. Eens per maand stuur ik je een korte mail met wat er die maand speelt.

Mail 2: hoe je werkt

Onderwerp: Wat een goede boekhouder je oplevert

Hoi [voornaam],

De meeste ondernemers die bij ons komen, hebben hetzelfde probleem: ze zijn te veel tijd kwijt aan bonnetjes en weten pas in mei hoe het jaar was. Zo werken wij: [drie korte punten over je werkwijze].

[korte review van een klant, met naam en bedrijf]

Mail 3: de eerste stap

Onderwerp: Zullen we eens kijken naar jouw administratie?

Hoi [voornaam],

Wil je weten wat we voor jou kunnen doen? Plan een kennismaking van een halfuur, vrijblijvend. Je weet daarna wat het kost en wat je aan tijd terugwint.

[Plan een kennismaking]

Bij een dienstverlener is de eerste stap bijna nooit kopen, maar een gesprek. Maak die stap klein en concreet. 'Neem contact op' is vaag. 'Plan een halfuur in' is een afspraak.

Voorbeeld 3: welkomstreeks voor een community of vereniging

Stel: je organiseert activiteiten voor een groep leden, zoals een sportclub, een netwerk of een organisatie die mensen bij elkaar brengt. Iemand meldt zich aan als lid.

Mail 1: welkom en het praktische

Onderwerp: Welkom bij [naam], zo begin je

Hoi [voornaam],

Wat leuk dat je lid bent geworden. Drie dingen om te weten:

• De eerstvolgende activiteit is [activiteit] op [datum].
• In je account zie je alle activiteiten en meld je je aan.
• Vragen? Antwoord op deze mail, dan krijg je antwoord van [naam].

Mail 2: de mensen

Onderwerp: Zo ging de eerste keer bij anderen

Hoi [voornaam],

De eerste keer is altijd een beetje spannend. Daarom vroegen we een paar leden hoe dat voor hen was. [kort verhaal of citaat van een lid]

Mail 3: de eerste activiteit

Onderwerp: Ga je mee op [datum]?

Hoi [voornaam],

Er zijn nog plekken vrij voor [activiteit]. Je hoeft niemand mee te nemen: we zorgen dat je met de groep kennismaakt.

[Meld je aan]

Bij een community draait alles om de drempel van de eerste keer. Hoe sneller iemand een eerste activiteit meemaakt, hoe groter de kans dat hij blijft.

Welkomstmail voor een nieuwe klant: een voorbeeld

Een welkomstmail voor een nieuwe klant is iets anders dan een welkomstreeks voor de nieuwsbrief. Hier verkoop je niets meer. Je laat zien dat de klant een goede keuze maakte en wat er nu gebeurt.

Onderwerp: Welkom, zo gaan we van start

Hoi [voornaam],

Fijn dat we gaan samenwerken. Zo ziet de komende tijd eruit:

1. Deze week: [eerste stap, bijvoorbeeld de kick-off op datum].
2. Wat ik van je nodig heb: [inloggegevens, teksten, documenten].
3. Je vaste aanspreekpunt: [naam], bereikbaar via [telefoon of mail].

Heb je in de tussentijd een vraag, mail me gerust.

Kort, concreet en met een duidelijke eerste stap. Vooral het tweede punt scheelt veel heen-en-weer: een klant die meteen weet wat jij nodig hebt, levert het ook sneller aan.

Zo komen aanmeldingen automatisch in je mailtool

Een welkomstreeks werkt alleen als elke aanmelding meteen in je e-mailtool staat. Een lijst die je eens per maand importeert, levert een welkomstmail op die drie weken te laat komt.

• Formulier op je website. Gebruik het formulier van je e-mailtool, of koppel je WordPress-formulier aan je tool. Laat de inschrijving een groep of lijst vullen, en laat die groep de welkomstreeks starten.
• Inschrijving bij het afrekenen. Met de koppeling tussen je webshop en je e-mailtool komt een vinkje in de checkout direct in je tool terecht.
• Aanmelding in een ander systeem. Een boekingssysteem, ledenadministratie of eigen app koppel je via een standaardkoppeling, een webhook of een tool als Zapier of Make.

Bij Elkaar Ontmoeten, dat activiteiten voor singles organiseert, zette ik automations op zodat elke nieuwe aanmelding direct en zonder handwerk in ActiveCampaign terechtkwam. Dat is de basis voor elke welkomstflow: geen overtypen, geen import, geen vertraging. Hoe je meer mensen zover krijgt dat ze zich aanmelden, lees je in e-maillijst opbouwen.

Mag je iemand die zich net inschreef zomaar mailen? Ja, daar schreef hij zich voor in. Zorg wel dat je kunt aantonen hoe en wanneer hij toestemming gaf, en zet in elke mail een duidelijke afzender en een afmeldlink. Let op bij een account zonder inschrijving. Wie alleen een account aanmaakte, stuur je wel een mail met zijn accountgegevens, maar nog geen reeks met aanbiedingen. Daarvoor heb je toestemming nodig, of de uitzondering voor bestaande klanten die ik uitleg in double opt-in.

Veelgemaakte fouten met welkomstmails

• Wachten op de volgende nieuwsbrief. De belangrijkste mail is de eerste, en die moet direct.
• Alleen 'bedankt voor je inschrijving'. Een bevestiging is geen welkom. Vertel wie je bent en wat de lezer kan verwachten.
• Alles in één mail. Je verhaal, je producten, je socials en drie aanbiedingen tegelijk. Verdeel het over de reeks.
• Een noreply-adres als afzender. Antwoorden op een welkomstmail zijn goud waard: vragen, twijfels, soms een bestelling. Laat mensen je kunnen antwoorden.
• Doorgaan na een aankoop. Wie al bestelde, wil geen mail met 'doe je eerste bestelling'. Haal hem uit de reeks.
• Nooit meer naar kijken. Producten, prijzen en links veranderen. Loop je welkomstreeks elk kwartaal na.

Conclusie: een goede eerste indruk, in drie mails

Een welkomstmail stuur je direct na de aanmelding. Lever wat je beloofde, vertel wie je bent en zeg hoe vaak je mailt. Laat er twee mails op volgen: een die vertrouwen opbouwt met je beste content of een klantverhaal, en een met één concrete eerste stap. Zorg dat aanmeldingen automatisch in je mailtool komen en haal mensen uit de reeks zodra ze kopen.

Heb je een webshop? Dan is de verlaten winkelwagen mail de flow die je daarna bouwt. En wil je weten wat het kost als ik je welkomstreeks en andere flows inricht? Download de prijslijst.