Meta bedrijfsportfolio aanmaken: zo zet je het goed op

Een Meta bedrijfsportfolio is wat vroeger Business Manager heette: de plek waar je Facebook-pagina, Instagram-account, advertentieaccount en dataset samen onder je bedrijf vallen. Je maakt het aan via Meta Business Suite. Zet er meteen twee mensen met volledige controle en tweestapsverificatie in, rond de bedrijfsverificatie af en geef een bureau of freelancer toegang als partner. Dan blijft alles van jou, ook als je later van bureau wisselt.

Business Manager, Business Suite, bedrijfsportfolio: wat is wat?

Wie bij Meta iets wil regelen, loopt eerst tegen de namen aan. Business Manager, Business Suite, bedrijfsportfolio, Bedrijfsinstellingen, Advertentiebeheer: het klinkt als vijf producten, maar het is één systeem met verschillende onderdelen. Veel uitleg op internet gebruikt bovendien nog de oude namen.

Meta noemt alles wat in je portfolio staat bedrijfsmiddelen: je pagina, je Instagram-account, je advertentieaccounts, datasets en catalogi. Het portfolio is de eigenaar van die bedrijfsmiddelen. Mensen en partners krijgen er toegang toe.

Dat onderscheid tussen eigendom en toegang is de kern van dit hele artikel. Staat je advertentieaccount in je eigen portfolio, dan is het van jou. Staat het in het portfolio van je bureau, dan niet, ook al betaal jij de rekening. Hoe je dat terugdraait als het al misging, lees je in marketingbureau wisselen? Zo stap je over zonder dataverlies. Hier gaat het over meteen goed beginnen.

Heb je een bedrijfsportfolio nodig?

Wil je af en toe een bericht promoten, dan kan dat zonder portfolio, vanuit je pagina of de app. Wat het verschil is tussen promoten en adverteren, lees je in Facebook promoten of adverteren.

Voor al het andere wil je een bedrijfsportfolio. Dus als je:

• adverteert via Advertentiebeheer;
• met meer dan één persoon aan je pagina, Instagram of advertenties werkt;
• een bureau of freelancer laat meekijken of meewerken;
• de Meta Pixel of de Conversions API gebruikt;
• een productcatalogus voor je webshop koppelt;
• WhatsApp zakelijk wilt inzetten via een koppeling.

Kijk vóór je begint of er niet al een portfolio is. Een collega, de vorige marketeer of een oud-bureau heeft er misschien ooit een aangemaakt. Een tweede portfolio naast een bestaand portfolio levert later alleen maar verwarring op.

Meta bedrijfsportfolio aanmaken in 6 stappen

Meta beschrijft het aanmaken in een bedrijfsportfolio maken in Meta Business Suite. In de praktijk ziet het er zo uit:

1. Beveilig eerst je eigen account. Zet tweestapsverificatie aan op het Facebook-account waarmee je inlogt. Wie jouw account overneemt, neemt ook je portfolio over.
2. Open Meta Business Suite. Ga naar business.facebook.com. Heb je nog geen portfolio, dan vraagt Meta je er een te maken. Heb je er al een, dan maak je een nieuw portfolio via het menu met je bedrijfsnaam.
3. Vul je bedrijfsnaam in zoals die bij de KvK staat. Dat maakt de verificatie later makkelijker. Je kunt de naam later nog aanpassen.
4. Gebruik een zakelijk e-mailadres. Bij voorkeur op je eigen domein, zodat je het adres houdt als iemand vertrekt. Hoe je dat regelt, lees je in zakelijk e-mailadres aanmaken.
5. Bevestig je e-mailadres. Meta stuurt een bevestigingsmail.
6. Vul je bedrijfsgegevens aan. Adres, telefoonnummer en website in de bedrijfsinstellingen. Ook dat helpt bij de verificatie.

Meta beperkt hoeveel portfolio's één persoon kan aanmaken. Maak er dus niet even eentje aan om te testen.

Mensen en rollen: twee beheerders, de rest met beperkte toegang

In je portfolio voeg je mensen toe via hun e-mailadres. Meta onderscheidt mensen met volledige controle (full control) over het portfolio, vroeger beheerders genoemd, en mensen met gedeeltelijke toegang (partial access). Die laatsten geef je per bedrijfsmiddel alleen de taken die ze nodig hebben, zoals inhoud plaatsen, berichten beantwoorden of advertenties beheren. Hoe de toestemmingen precies werken, legt Meta uit in de helppagina over toestemmingen voor bedrijfsportfolio's en bedrijfsmiddelen.

Een paar vaste regels:

• Altijd twee mensen met volledige controle. Bijvoorbeeld de eigenaar en een vertrouwde collega. Is er maar één beheerder en raakt die zijn account kwijt, dan zit je hele bedrijf op slot.
• Niet meer dan twee of drie. Elke extra beheerder is een extra deur die open kan staan.
• Iedereen anders krijgt gedeeltelijke toegang. Een medewerker die alleen berichten plaatst, hoeft niet bij de advertentieaccounts.
• Tweestapsverificatie verplicht voor iedereen. Dat stel je in bij het Beveiligingscentrum in de bedrijfsinstellingen.
• Haal mensen weg als ze vertrekken. Op de laatste werkdag, niet een halfjaar later.

Bedrijfsmiddelen toevoegen: pagina, Instagram, advertentieaccount en dataset

Je Facebook-pagina

Bij de pagina's in je bedrijfsinstellingen heb je drie opties: een nieuwe pagina maken, een bestaande pagina toevoegen of toegang aanvragen tot een pagina van een ander. Kies toevoegen voor een pagina die van jou is en waarop je zelf volledige controle hebt. Kies toegang aanvragen alleen voor pagina's van anderen, bijvoorbeeld als je zelf een bureau bent.

Staat je pagina al in het portfolio van iemand anders, dan kun je hem niet zelf toevoegen. De huidige eigenaar moet hem eerst uit zijn portfolio verwijderen.

Je Instagram-account

Koppel je Instagram-account aan je portfolio bij de Instagram-accounts in de bedrijfsinstellingen. Je logt daarbij in met het Instagram-account zelf. Het moet een professioneel account zijn, dus een zakelijk account of een creatoraccount. Koppel het ook aan je Facebook-pagina, zodat je advertenties onder je eigen Instagram-naam verschijnen.

Je advertentieaccount

Maak je advertentieaccount aan in je eigen portfolio, niet als los persoonlijk advertentieaccount en niet in het portfolio van je bureau. Let op drie dingen:

• Tijdzone en valuta. Kies Amsterdam en de euro. Die pas je later niet zomaar aan.
• Betaalmethode op naam van je bedrijf. Met je bedrijfsgegevens en btw-nummer, zodat de facturen kloppen.
• Een herkenbare naam. Bijvoorbeeld je bedrijfsnaam plus 'Ads'. Je bureau beheert misschien honderd accounts.

Een nieuw portfolio kan volgens Meta eerst maar een beperkt aantal advertentieaccounts aanmaken. Dat aantal groeit als je adverteert. Je hebt er meestal ook maar één nodig.

Je dataset en je domein

De Meta Pixel en de Conversions API vallen tegenwoordig onder een dataset. Maak die aan in Gebeurtenissenbeheer, in je eigen portfolio, en koppel hem aan je advertentieaccount. Hoe je de pixel daarna instelt en test, lees je in Meta Pixel instellen en controleren.

Verifieer ook je domein, bij Merkveiligheid (Brand safety) en Domeinen in de bedrijfsinstellingen. Dat doe je met een DNS-record of een metatag op je website. Zo laat je Meta weten dat je website echt van jou is. Heb je een webshop, dan hoort een productcatalogus er ook bij: zie Facebook catalogus maken.

Bedrijfsverificatie en beveiliging

Bedrijfsverificatie start je in het Beveiligingscentrum van je bedrijfsinstellingen. Meta beschrijft de stappen in je bedrijf verifiëren in Meta Business Suite. Je bevestigt dat je bedrijf echt bestaat met documenten waarop je bedrijfsnaam staat, zoals een uittreksel van de KvK, en soms ook je adres of telefoonnummer. Daarna bevestig je via e-mail, telefoon of je geverifieerde domein. Reken op een paar dagen.

Waarom je het doet, ook als het nu nog niet hoeft:

• sommige functies vragen erom, zoals WhatsApp zakelijk via een koppeling;
• een geverifieerd bedrijf maakt meer kans om snel geholpen te worden als er iets misgaat;
• je regelt het in een rustige week in plaats van wanneer Meta erom vraagt.

Verwar het niet met Meta Verified voor bedrijven. Dat is een betaald abonnement met een vinkje bij je naam en extra ondersteuning. Handig voor sommige merken, maar iets anders dan de gratis bedrijfsverificatie.

Gaat het toch mis en wordt je advertentieaccount of portfolio beperkt? Lees dan Facebook advertentieaccount uitgeschakeld? Zo krijg je het terug.

Een bureau of freelancer toegang geven als partner

Werk je met een bureau of freelancer, voeg die dan toe als partner. Niet als persoon in je portfolio, en al helemaal niet door je wachtwoord te delen. Zo werkt het:

1. Vraag je bureau om zijn bedrijfs-ID: het nummer van zijn eigen portfolio.
2. Ga in je bedrijfsinstellingen naar Partners en kies Toevoegen.
3. Vul het bedrijfs-ID in en kies welke bedrijfsmiddelen je deelt: je advertentieaccount, je pagina, je dataset.
4. Kies per bedrijfsmiddel de taken die het bureau mag uitvoeren.

Het bureau verdeelt de toegang daarna zelf over zijn mensen. Vertrekt er iemand bij het bureau, dan regelt het bureau dat. Stop je de samenwerking, dan haal je met één klik de partner weg en blijft alles van jou. Meta legt het uit in een partner toegang geven tot bedrijfsmiddelen in je bedrijfsportfolio.

Zo werk ik zelf ook: de accounts staan in het portfolio van mijn klant, ik krijg toegang als partner. Wat je verder van een specialist mag verwachten, lees je in Meta Ads uitbesteden: wat het kost en wat je moet eisen.

Checklist: je bedrijfsportfolio in één middag goed

• Tweestapsverificatie op je eigen account
• Bedrijfsportfolio op de bedrijfsnaam uit de KvK, met een zakelijk e-mailadres
• Twee mensen met volledige controle, de rest met gedeeltelijke toegang
• Tweestapsverificatie verplicht voor iedereen in het portfolio
• Facebook-pagina in je eigen portfolio
• Instagram-account gekoppeld aan portfolio en pagina
• Advertentieaccount in je eigen portfolio, tijdzone Amsterdam, valuta euro
• Betaalmethode en factuurgegevens op naam van je bedrijf
• Dataset aangemaakt en gekoppeld aan je advertentieaccount
• Domein geverifieerd
• Bedrijfsverificatie afgerond
• Bureau of freelancer toegevoegd als partner, alleen met de bedrijfsmiddelen die nodig zijn

Conclusie: eigendom bij jou, toegang voor de rest

Een Meta bedrijfsportfolio is de oude Business Manager onder een nieuwe naam. Je beheert het in Meta Business Suite en adverteert vanuit Advertentiebeheer. Wie het meteen goed opzet, met twee beheerders, tweestapsverificatie, een geverifieerd bedrijf en partners in plaats van gedeelde wachtwoorden, hoeft later nooit te bedelen om toegang tot zijn eigen account.

Werk je al met een bureau en weet je niet zeker of alles van jou is? Lees dan marketingbureau wisselen. Hoe ik samenwerkingen opzet, met jouw accounts en volledige transparantie, staat in het pitchdeck.