Zakelijk e-mailadres aanmaken: Google of Microsoft?

Een zakelijk e-mailadres maak je aan met een eigen domeinnaam en een mailprovider. Voor de meeste mkb'ers zijn Google Workspace en Microsoft 365 de beste keuze. In oktober 2026 kost Google Workspace vanaf € 6,80 en Microsoft 365 Business Basic vanaf € 6,07 per gebruiker per maand, bij een jaarcontract en exclusief btw. De mail bij je hostingpakket is goedkoper maar beperkter. Stel na het aanmaken altijd SPF, DKIM en DMARC in, anders belandt je mail in spam.

Zakelijk e-mailadres aanmaken: wat heb je nodig?

Een zakelijk e-mailadres zoals jij@jouwbedrijf.nl bestaat uit drie onderdelen:

1. Een domeinnaam. Het deel na het @-teken. Die registreer je bij een registrar of hostingpartij, voor een .nl-domein meestal voor minder dan € 15 per jaar.
2. Een mailprovider. De partij waar je mailbox staat: Google, Microsoft of je hostingpartij.
3. DNS-records die die twee verbinden. Het MX-record vertelt de wereld waar je mail moet worden afgeleverd. SPF, DKIM en DMARC vertellen ontvangers dat mail van jouw domein echt van jou komt.

Waarom niet gewoon een Gmail-adres? Omdat jouwbedrijf@gmail.com minder vertrouwen wekt dan jij@jouwbedrijf.nl, en omdat het adres dan niet van jou is maar van Google. Met een eigen domein kun je later van provider wisselen zonder dat je adres verandert. Dat werkt alleen als het domein op jouw naam staat. Staat het op naam van je webbouwer en reageert die niet meer, lees dan webbouwer reageert niet.

Google Workspace, Microsoft 365 of de mail van je hoster

Dit zijn de drie routes die voor een mkb'er het meest voor de hand liggen. Prijzen zijn per gebruiker per maand, bij een jaarcontract en exclusief btw, stand oktober 2026.

De actuele prijzen staan op de prijspagina's van Google Workspace en Microsoft 365. Beide verhogen hun prijzen af en toe, en beide werken met introductieaanbiedingen. Check dus het bedrag op het moment dat je afsluit.

Google Workspace

Google Workspace is Gmail met je eigen domeinnaam, plus Google Agenda, Drive, Docs, Sheets en Meet. Business Starter geeft 30 GB opslag per gebruiker, voor mail en bestanden samen. Google telt de opslag van al je gebruikers bij elkaar op. Business Standard geeft 2 TB per gebruiker. Volgens Google bespaar je 16% met een jaarcontract ten opzichte van maandelijks opzegbaar. Gemini, de AI van Google, zit in alle Business-abonnementen, in Starter in een beperktere vorm.

Het grootste voordeel in de praktijk: alles werkt in de browser, op elk apparaat, zonder installatie.

Microsoft 365

Microsoft 365 is Outlook met je eigen domeinnaam, plus Teams, OneDrive en de Office-apps. Business Basic heeft alleen de web- en mobiele versies van Word, Excel en PowerPoint. Wil je de desktopversies, dan heb je Business Standard nodig. De mailbox is in beide 100 GB, met 1 TB OneDrive per gebruiker. Business Premium, voor € 19,06, voegt vooral extra beveiliging en apparaatbeheer toe. De prijzen hierboven gelden voor de abonnementen met Teams. Microsoft heeft per 1 juli 2026 zijn prijzen verhoogd; bestaande klanten gaan volgens de aankondigingen over op de nieuwe prijs bij hun eerste verlenging na die datum.

De mail van je hoster

Veel hostingpakketten bevatten een paar mailboxen. Dat is de goedkoopste route, en voor een zzp'er die vooral mailt kan het genoeg zijn. Let wel op de beperkingen. De opslag is vaak kleiner, de spamfilters verschillen sterk per hoster, en een gedeelde agenda of documenten heb je meestal niet. Gebruik IMAP in plaats van POP, zodat je mail op al je apparaten gelijk blijft. En besef dat je mail aan je hosting vastzit: verhuis je je website, dan moet je mail mee. Hoe je dat doet zonder mail kwijt te raken, lees je in domeinnaam verhuizen.

Wat kost een zakelijk e-mailadres? Rekenvoorbeeld

Stel: je hebt drie medewerkers met elk een eigen mailbox, plus de adressen info@ en facturen@. Die laatste twee maak je als alias of gedeeld adres, dus zonder extra gebruiker.

Alle bedragen zijn exclusief btw en bij een jaarcontract. De domeinnaam komt er nog bij.

Wat dit laat zien:

1. Bij de instap scheelt het € 26,28 per jaar tussen Google en Microsoft, voor drie mensen. Dat is geen reden om voor het een of het ander te kiezen.
2. Het verschil zit in de volgende stap. Heb je de desktopversie van Excel nodig, dan betaal je per gebruiker het dubbele.
3. Betaal niet voor adressen die geen mens zijn. Bij Google Workspace kun je tot 30 aliassen per gebruiker aanmaken. Moeten meer mensen info@ lezen, gebruik dan een groep bij Google of een gedeelde mailbox bij Microsoft.

Zakelijk mailadres aanmaken gratis: kan dat?

Gratis kan, maar het heeft een prijs. Dit zijn de opties:

• Doorsturen naar je privémail. Veel registrars en hosters sturen mail aan info@jouwbedrijf.nl gratis door naar je Gmail- of Outlook-adres. Ontvangen werkt prima. Versturen vanaf je zakelijke adres via je privémailbox is lastig en komt vaak in spam terecht, omdat de mail dan niet uit de servers van jouw domein komt.
• Mail ophalen in Gmail. De bekende truc om zakelijke mail via POP in je gratis Gmail op te halen, verdwijnt. Volgens Google is die functie na het eerste kwartaal van 2026 niet meer beschikbaar voor nieuwe gebruikers, en kunnen bestaande gebruikers hem nog tot januari 2027 gebruiken.
• Zoho Mail. Zoho heeft een gratis abonnement voor maximaal vijf gebruikers met 5 GB per persoon en één domein. Er zit geen IMAP of POP in, dus je werkt via de website of de app, en het is niet in elke regio beschikbaar.

Voor een bedrijf dat serieus wil overkomen, is € 6 tot € 7 per persoon per maand geen post om op te bezuinigen. Het verschil merk je in de spamfilter, de opslag en de tijd die je kwijt bent als er iets misgaat.

Stap voor stap: zo maak je je zakelijke e-mailadres aan

1. Regel je domeinnaam op eigen naam. Controleer bij een .nl-domein in de whois van SIDN wie de houder is.
2. Kies je provider en maak het account aan. Bij Google of Microsoft vul je tijdens het aanmelden je domeinnaam in.
3. Verifieer je domein. Je krijgt een TXT-record dat je in de DNS van je domein zet, bij je registrar of hostingpartij. Daarmee bewijs je dat het domein van jou is.
4. Zet de MX-records om. Vanaf dat moment komt nieuwe mail bij je nieuwe provider binnen. Heb je al mail bij een andere partij, zet die dan eerst over met de migratietool van je nieuwe provider en wissel de MX-records op een rustig moment.
5. Stel SPF, DKIM en DMARC in. Hierover meer in het volgende hoofdstuk.
6. Maak aliassen en gedeelde adressen aan, zoals info@ en facturen@.
7. Koppel je apparaten en zet tweestapsverificatie aan voor elke gebruiker. Wie je mailbox overneemt, komt via 'wachtwoord vergeten' ook bij je website en je advertentieaccounts.
8. Test het. Stuur een mail naar een Gmail-adres, open hem en kies Origineel weergeven. Bij SPF, DKIM en DMARC wil je drie keer PASS zien.

Zo voorkom je dat je zakelijke mail in spam belandt

Sinds februari 2024 stelt Gmail eisen aan iedereen die naar Gmail-adressen mailt, ook als je maar een paar mails per dag stuurt. Volgens de richtlijnen voor afzenders van Google moet je mail in elk geval met SPF of DKIM zijn geverifieerd, via een versleutelde verbinding worden verstuurd en mag je spampercentage niet boven de 0,3% komen. Google Workspace en Microsoft 365 regelen het technische deel. SPF, DKIM en DMARC voor je eigen domein moet je zelf instellen.

Een paar fouten die ik vaak zie:

• DKIM staat niet aan. Bij Google Workspace en Microsoft 365 moet je DKIM voor je eigen domein zelf activeren. Zonder DKIM leun je alleen op SPF.
• Twee SPF-records. Een domein mag er maar één hebben. Voeg nieuwe verzenders toe aan het bestaande record.
• Vergeten verzenders. Je nieuwsbrieftool, je boekhoudpakket dat facturen mailt en je website mailen allemaal namens je domein. Ze moeten allemaal in je SPF-record staan of met DKIM zijn ingesteld.
• Je contactformulier mailt via de server. Dan komen aanvragen van je eigen website niet aan. In contactformulier WordPress werkt niet lees je hoe je dat oplost met SMTP.

Verstuur je ook nieuwsbrieven, dan gelden er strengere regels zodra je in de buurt van 5.000 mails per dag komt. Die staan, met een uitleg van SPF, DKIM en DMARC zonder techniek, in nieuwsbrief komt in spam.

Google of Microsoft: welke kies je?

De prijs is bij de instap bijna gelijk, dus kies op je manier van werken:

• Kies Google Workspace als je vooral in de browser werkt, samen in documenten schrijft en Gmail prettig vindt. Ook handig als je team op verschillende apparaten werkt.
• Kies Microsoft 365 als je dagelijks in Word en Excel werkt, als klanten en je boekhouder je Office-bestanden sturen of als je al met Teams vergadert. Neem dan Business Standard, want dat heeft de desktop-apps.
• Kies de mail van je hoster als je alleen werkt, vooral mailt en nog geen gedeelde agenda of documenten nodig hebt. Accepteer dan de beperkingen, en stap over zodra je team groeit.

Kijk ook naar je andere tools. Je CRM, je boekhoudpakket en je planningstool koppelen met je mail en agenda. De grote CRM's werken met beide, maar check het voor jouw combinatie. Hoe je een CRM kiest op koppelingen, lees je in CRM voor het mkb.

Later overstappen van Google naar Microsoft of andersom kan, maar het is een project: mail, agenda's, contacten en bestanden moeten mee. Kies daarom liever in één keer.

Conclusie: eigen domein, goede provider, drie DNS-records

Een zakelijk e-mailadres aanmaken begint bij een domeinnaam op jouw naam. Kies daarna een provider: Google Workspace vanaf € 6,80 of Microsoft 365 vanaf € 6,07 per gebruiker per maand, of de mail van je hoster als je het klein houdt. Gebruik aliassen in plaats van extra gebruikers, en stel na het aanmaken altijd SPF, DKIM en DMARC in.

Ben je een nieuwe website aan het plannen? In wat kost een website laten maken zie je hoe zakelijke e-mail tussen de andere vaste kosten past. Wil je weten wat een website met onderhoud bij mij kost? Download de prijslijst.