Contentkalender maken: template en werkwijze voor het mkb

Een contentkalender maken doe je in drie stappen: zet eerst de vaste momenten van het jaar erin, kies daarna per maand een paar onderwerpen die aansluiten op vragen van je klanten en plan die per kanaal in op een vaste dag. Met een simpele template in Excel, Google Sheets of ClickUp kost dat je één uur per maand.

Wat is een contentkalender en waarom heb je er een nodig?

Een contentkalender maken klinkt als iets voor grote merken met een contentteam. Maar juist als ondernemer met weinig tijd heb je er het meeste aan. Zonder planning gaat het meestal zo: twee weken lang post je elke dag, daarna drie weken niets, en de nieuwsbrief verschijnt "als er tijd is".

Een contentkalender is gewoon een overzicht van wat je wanneer publiceert, op welk kanaal en wie het maakt. Dat levert je drie dingen op:

• Regelmaat. Je publiceert in een vast ritme, en dat is wat volgers en algoritmes belonen.
• Samenhang. Je social posts, blogs en nieuwsbrief vertellen hetzelfde verhaal in plaats van losse flodders.
• Rust. Je hoeft niet elke dag te bedenken wat je gaat posten. Dat besluit heb je al genomen.

Een contentkalender is geen doel op zich. Het is de uitvoering van je marketingplan. Weet je nog niet goed voor wie je publiceert en waarom, begin dan bij je marketingplan op 1 A4.

Contentkalender template: deze kolommen heb je nodig

Je hebt geen dure tool nodig. Een spreadsheet met deze kolommen is genoeg om te beginnen. Kopieer ze naar Excel of Google Sheets en maak per publicatie één rij.

Voeg pas extra kolommen toe als je ze echt mist. Een kalender met vijftien kolommen vult niemand meer in.

Werk met vaste rubrieken

Het lastigste aan content is niet het maken, maar het bedenken. Vaste rubrieken lossen dat op. Je kiest drie of vier terugkerende thema's en vult die elke maand opnieuw. Bijvoorbeeld:

1. Klantvraag van de week. Een vraag die je echt kreeg, met je antwoord.
2. Achter de schermen. Hoe je werkt, wie er werken, wat er deze week gebeurde.
3. Resultaat of klantverhaal. Wat je voor iemand hebt gedaan, met toestemming.
4. Tip of uitleg. Iets wat je klant direct zelf kan toepassen.

Bij Elkaar Ontmoeten staat eigenaar Mart zelf centraal: zijn verhalen en ervaringen worden actief gedeeld met de doelgroep. Dat werkt als vaste rubriek, omdat het nooit opraakt. Er gebeurt altijd wel iets bij een activiteit dat de moeite van het vertellen waard is.

Contentkalender maken in 1 uur per maand: de werkwijze

Dit is de werkwijze die ik ondernemers aanraad. Plan elke maand, bijvoorbeeld de laatste vrijdag, één uur in voor de maand erna.

1. Terugkijken (10 minuten). Welke posts en mails deden het goed? Kijk naar reacties, klikken en aanvragen, niet alleen naar likes. Wat goed werkte, krijgt volgende maand een vervolg.
2. Vaste momenten erin (10 minuten). Zet de data van de komende maand in de kalender: feestdagen, vakanties, koopmomenten en je eigen acties. Alle data voor volgend jaar staan in de marketingkalender 2027.
3. Onderwerpen kiezen (20 minuten). Vul je rubrieken met concrete onderwerpen. Gebruik de bronnen uit de volgende paragraaf. Eén goed onderwerp kun je vaak op meerdere kanalen gebruiken: een blog wordt een carrousel en een alinea in de nieuwsbrief.
4. Inplannen en toewijzen (20 minuten). Zet elk onderwerp op een datum en een kanaal, met een naam erbij. Plan de maakdag ook in: content die je op de dag zelf nog moet maken, komt er meestal niet.

Na een uur heb je een maand content gepland. Het maken zelf kost natuurlijk extra tijd, maar je weet in elk geval precies wat er moet gebeuren.

Waar haal je onderwerpen vandaan?

Een lege kalender is de grootste blokkade. Deze bronnen raken nooit op:

• Vragen van klanten. Elke vraag die je per mail, telefoon of in de winkel krijgt, is een onderwerp. Houd er een lijstje van bij.
• Zoekopdrachten in Google Search Console. Onder Prestaties zie je op welke zoekvragen je website al verschijnt. Daar zitten vaak onderwerpen tussen waar je nog niets over hebt geschreven.
• Je eigen werk. Een opgeleverd project, een nieuwe medewerker, een product dat terug is.
• Het seizoen. Wat speelt er bij je klant in deze maand? Een tuinbedrijf heeft in maart andere content nodig dan in november.
• Bezwaren. Waarom kopen mensen niet bij je? Elk bezwaar dat je in een post wegneemt, scheelt een twijfelaar.

Voor Koach paste ik dat principe op grotere schaal toe. De website kreeg een kennisbank in zes talen, met content rond de vragen die volleybalcoaches echt googelen. Samen met een gratis rotatiegenerator op dezelfde website haalt dat coaches via Google binnen. Lees meer in de case van Koach.

Contentkalender in Excel, Google Sheets of ClickUp?

Er is geen beste tool. Kies wat bij de omvang van je team past.

Ik werk zelf met ClickUp, en opdrachtgevers volgen daar de voortgang live. Voor een contentkalender maak je van elke publicatie een taak met een datum, een status en de briefing erbij. In de kalenderweergave zie je de hele maand in één oogopslag. Hoe dat werkt, lees je in marketingprojecten beheren.

Zo zet je je contentkalender in ClickUp

1. Maak een lijst "Content" met een taak per publicatie.
2. Geef elke taak een startdatum (maakdag) en een einddatum (publicatiedag).
3. Voeg eigen velden toe voor kanaal, rubriek en doel.
4. Gebruik dezelfde statussen als in je spreadsheet: idee, in de maak, klaar, gepubliceerd.
5. Bekijk de lijst in de kalenderweergave. Dat is je contentkalender.

Hoe vaak publiceer je per kanaal?

Vaker is niet altijd beter. Twee goede posts per week leveren meer op dan zeven matige. Kies een ritme dat je drie maanden kunt volhouden, ook in een drukke periode. Per kanaal verschilt dat behoorlijk: LinkedIn vraagt iets anders dan Instagram of TikTok. In hoe vaak posten op social media als bedrijf staat per kanaal wat werkt.

Voor je nieuwsbrief geldt hetzelfde: liever één keer per maand een nuttige mail dan elke week een mail zonder inhoud.

Veelgemaakte fouten bij een contentkalender

• Te ver vooruit plannen. Een jaarplanning tot op de dag nauwkeurig klopt na zes weken niet meer. Plan de grote momenten per jaar, de content per maand.
• Alleen over jezelf praten. Een kalender vol aanbiedingen en trotse bedrijfsnieuwtjes haalt weinig reacties. Maak het merendeel over de vragen en problemen van je klant.
• Geen maakdag inplannen. De publicatiedatum staat erin, maar niemand weet wanneer het gemaakt wordt.
• Niet terugkijken. Zonder de tien minuten evaluatie maak je elke maand dezelfde content, ook als die niets oplevert.

Conclusie: één uur per maand, een kalender die je volhoudt

Een contentkalender maken is minder werk dan je denkt. Begin met een spreadsheet met negen kolommen, kies drie of vier vaste rubrieken en plan elke maand één uur om terug te kijken, de vaste momenten in te zetten, onderwerpen te kiezen en alles in te plannen. Groeit je team, of werk je met externe partijen, zet de kalender dan in ClickUp.

Wil je de uitvoering liever uitbesteden? In marketing uitbesteden lees je wat je zelf houdt en wat je overlaat aan een ander. Wat mijn diensten kosten, staat in de prijslijst.