Evenement promoten: zo vul je je evenement ruim op tijd

Een evenement promoten begin je bij een avondactiviteit of workshop zes tot acht weken van tevoren, bij een reis of groot evenement nog eerder. De basis is een evenementpagina waarop alles staat, met één knop om je aan te melden. Daarna bouw je op: eerst je eigen lijst via e-mail en WhatsApp, dan Google Ads voor wie al zoekt en social ads met verhalen uit je community. Sluit af met herinneringen en een follow-upmail. Bij Elkaar Ontmoeten leverde zo'n follow-up per keer 5 tot 8 orders op.

Evenement promoten: begin eerder dan je denkt

Veel organisatoren beginnen twee weken voor de datum met promoten. Een post op Facebook, een mail aan de vaste deelnemers, en hopen dat het vol loopt. Dan bereik je vooral mensen die je al kennen. Wie nieuw is, heeft meer tijd nodig: hij ziet je een keer, denkt erover na, overlegt met iemand en beslist pas later.

Hoe lang van tevoren je begint, hangt af van wat je organiseert:

Reken terug vanaf je doel. Hoeveel plekken heb je, hoeveel vult je eigen lijst meestal, en hoeveel nieuwe deelnemers moeten er via advertenties komen? Dat bepaalt je budget en je planning.

In dit artikel gebruik ik het voorbeeld van Elkaar Ontmoeten, een organisatie die activiteiten voor singles organiseert, waaronder singletrips voor 50-plussers. Voor Elkaar Ontmoeten maakte ik de website, de campagnes in Google Ads en social ads, en de automations en follow-up in e-mail.

Voordat je promoot: een evenementpagina die aanmeldt

Elke advertentie, mail en post stuurt naar één plek. Dat is je evenementpagina op je eigen website, niet een pdf en niet alleen een Facebook-evenement. Op je eigen pagina bepaal jij wat iemand ziet, en daar kun je meten wie zich aanmeldt.

Wat erop moet:

• Wat, wanneer en waar, bovenaan, zonder te scrollen.
• Voor wie het is, en voor wie niet.
• Het programma, in een paar regels.
• Wat het kost, met alle kosten erin, en tot wanneer het early-birdtarief geldt.
• Beeld van een vorige editie: echte foto's of een korte video, met toestemming van wie er herkenbaar op staat.
• Antwoorden op de twijfels. Kan ik alleen komen? Wat als ik niemand ken? Wat trek ik aan? Bij Elkaar Ontmoeten staan veelgestelde vragen en reviews van deelnemers gewoon op de site.
• De annuleringsvoorwaarden, kort en duidelijk.
• Eén knop naar aanmelden of tickets, die op mobiel altijd in beeld is.

Koppel je aanmeld- of ticketsysteem aan je e-mailtool. Bij Elkaar Ontmoeten zette ik automations op, zodat elke nieuwe aanmelding direct en zonder handwerk in ActiveCampaign terechtkwam. Zo krijgt iedereen automatisch een bevestiging, een herinnering en de praktische info, en weet je precies wie nog twijfelt.

Een technische kanttekening: Google kan evenementen in sommige landen in een speciale weergave tonen als je pagina gestructureerde gegevens heeft. Volgens de documentatie van Google is die weergave (stand oktober 2026) niet beschikbaar in Nederland. Een goede pagina met een duidelijke titel, datum en plaats is hier dus belangrijker.

Planning per week: van acht weken vooraf tot de dag erna

Een planning voor een avondactiviteit of workshop, met acht weken aanloop. Voor een groter evenement rek je de eerste fase op.

Zet de einddatum van je advertenties meteen goed, of zet ze stop zodra het vol is. Een advertentie voor een volgeboekte avond kost geld en levert alleen teleurstelling op.

Eerlijke urgentie: early bird en 'bijna vol'

Een deadline helpt mensen beslissen. Een early bird die echt stopt en een melding dat er nog tien plekken zijn, werken, zolang ze kloppen. Een early bird die stilletjes wordt verlengd of een "bijna vol" terwijl de zaal halfleeg is, valt onder de regels voor oneerlijke handelspraktijken: valse schaarste en een nepdeadline gelden daar als misleidend. Het kost je bovendien vertrouwen bij de volgende editie. Kies een einddatum die je volhoudt, en noem alleen aantallen die waar zijn.

Google Ads: wees er voor wie al zoekt

Een deel van je publiek is al op zoek. Iemand googelt "wijnproeverij Den Bosch", "workshop keramiek Brabant" of "activiteiten voor singles". Die persoon heeft de beslissing half genomen. Bij Elkaar Ontmoeten bereikte ik met Google Ads mensen die actief zochten naar activiteiten zoals die van de organisatie.

Een paar tips voor evenementen:

• Adverteer op het soort evenement plus de regio, niet op je eigen evenementnaam alleen. Die kent een nieuwe bezoeker nog niet.
• Zet de datum in je advertentie. Dan klikt alleen wie op die datum kan.
• Stuur naar de evenementpagina, niet naar je homepage of je agenda.
• Meet aanmeldingen als conversie, zodat je ziet welke zoekwoorden deelnemers opleveren.
• Organiseer je vaker iets, houd de campagne dan in de lucht en wissel per keer de advertenties en de landingspagina. Zo begint je account niet elke keer opnieuw.

Social ads met verhalen uit je community

De meeste toekomstige deelnemers zoeken niet actief. Ze weten nog niet dat je evenement bestaat. Die bereik je op Facebook en Instagram. Bij Elkaar Ontmoeten liet ik in social ads verhalen uit de eigen community zien, voor meer bereik en betrokkenheid. Een nieuwe bezoeker ziet iemand die op hem lijkt en denkt: dat zou ik ook kunnen zijn.

Wat werkt voor evenementen:

• Beeld van een vorige editie. Mensen willen zien hoe het voelt om erbij te zijn.
• Eén deelnemer die vertelt waarom hij kwam en wat het hem bracht, met toestemming.
• De twijfel wegnemen. Een korte video over "alleen komen" kan meer doen dan een korting.
• Een herinnering voor mensen die je evenementpagina bekeken maar zich niet aanmeldden.

Een Facebook-evenement aanmaken is handig, omdat mensen kunnen laten zien dat ze gaan en hun vrienden dat zien. Met de knop "promoten" zet je daar snel budget op, maar met minder doelen, doelgroepen en meting. Wil je nieuwe deelnemers gericht bereiken en zien wat een aanmelding kost, adverteer dan via Ads Manager. Het verschil leg ik uit in Facebook promoten of adverteren. Wil je mensen bereiken die lijken op je bestaande deelnemers, lees dan hoe je een aangepaste doelgroep maakt van je eigen gegevens.

E-mail en WhatsApp: je eigen lijst eerst

Je eigen lijst is je goedkoopste kanaal. Mensen die eerder kwamen of zich inschreven, kennen je al. Kondig je evenement daarom altijd eerst daar aan, met een voordeel voor wie er snel bij is.

Daarna komt het moment dat bij veel organisatoren ontbreekt: de tweede mail. Bij Elkaar Ontmoeten verstuurde ik één tot twee dagen na elke campagne een follow-upmail. Die leverde per keer 5 tot 8 orders op. De mail bracht geen nieuw verhaal, maar was een vriendelijke herinnering die de voordelen benadrukte en twijfels wegnam. Hoe je zo'n mail opbouwt, lees je in de kracht van follow-up e-mails.

WhatsApp is een sterk seintje vlak voor een deadline of op de dag zelf, met de route en de begintijd. Geen nieuwsbrief, wel een kort bericht dat mensen echt helpt. Stuur het alleen naar mensen die daar toestemming voor gaven. Hoe je dat opzet zonder te spammen, lees je in WhatsApp marketing.

Na het evenement: meten en de volgende editie voorbereiden

De dag na je evenement is het beste moment voor je volgende. De herinnering is vers en de deelnemers zijn enthousiast.

• Stuur een bedankmail met een paar foto's, met toestemming van wie er herkenbaar op staat.
• Vraag om een review of een korte reactie. Die gebruik je op je evenementpagina en in je volgende advertenties.
• Noem de volgende datum, of laat mensen zich op een wachtlijst zetten.
• Vraag feedback met één of twee vragen. Wat moet volgende keer anders?

Kijk daarna naar je cijfers. Welk kanaal leverde de meeste aanmeldingen op, en wat kostte een aanmelding per kanaal? Dat lukt alleen als je het vooraf regelt:

1. Geef elke link in je mails, posts en advertenties een trackingcode, zodat je in GA4 ziet waar een aanmelding vandaan kwam. Hoe dat werkt, lees je in UTM-tags.
2. Meet de aanmelding als conversie, op je bedankpagina of in je ticketsysteem.
3. Vraag bij de aanmelding hoe iemand van het evenement hoorde. Mond-tot-mondreclame zie je anders nergens terug.
4. Leg de cijfers per evenement vast, zodat je de volgende planning op echte getallen baseert in plaats van op gevoel.

Conclusie: een vol evenement is een planning, geen geluk

Een evenement vullen begint ruim op tijd, bij een evenementpagina die alle vragen beantwoordt en één duidelijke knop heeft. Daarna bouw je op volgens een vaste planning: eerst je eigen lijst, dan Google Ads voor wie zoekt en social ads met echte verhalen voor wie je nog niet kent, en tot slot herinneringen en een follow-up. Bij Elkaar Ontmoeten leverde die follow-up per keer 5 tot 8 orders op.

Wil je niet alleen één evenement vullen, maar ook een vaste groep deelnemers opbouwen? Lees dan hoe Elkaar Ontmoeten groeide van 3.000 naar 10.000 leden in meer leden werven. Wat campagnes en e-mailmarketing bij mij kosten, staat in de prijslijst.