WooCommerce btw instellen: Nederland, EU en btw-nummers

Zet in WooCommerce eerst de belastingen aan en kies of je prijzen inclusief btw invoert. Vul daarna de Nederlandse tarieven in: 21% als standaard en 9% voor bijvoorbeeld boeken en voedingsmiddelen. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan reken je Nederlandse btw tot je samen € 10.000 per jaar haalt; daarboven geldt de btw van het land van je klant, die je via de OSS-regeling aangeeft. Zakelijke klanten in de EU met een geldig btw-nummer krijgen 0%.

WooCommerce btw instellen: eerst de regels, dan de tabel

WooCommerce rekent precies de btw uit die jij instelt. Het weet niet of je klant particulier of ondernemer is, of je boven een Europese drempel zit, of dat een boek onder het lage tarief valt. Die keuzes maak jij. Daarom eerst de regels en dan pas de instellingen.

Een eerlijke waarschuwing vooraf: dit is geen fiscaal advies. Ik leg uit hoe het volgens de Belastingdienst werkt en hoe je het in WooCommerce instelt. Hoe het voor jouw situatie uitpakt, check je met je boekhouder.

Dit zijn de situaties die een Nederlandse webshop met fysieke producten het vaakst tegenkomt:

Verkoop je diensten of digitale producten, dan gelden andere regels. Dit artikel gaat over fysieke producten.

Stap 1: belastingen aanzetten en de basisinstellingen

Ga naar WooCommerce > Instellingen > Algemeen en vink bij Activeer belastingen de optie Belastingtarieven en -berekeningen inschakelen aan. Daarna verschijnt bovenaan het tabblad Belasting. WooCommerce gebruikt in de Nederlandse vertaling het woord belasting, maar het gaat gewoon over btw.

Dit zijn de instellingen op dat tabblad, met wat ik voor een webshop aan particulieren zou kiezen:

Verkoop je alleen aan bedrijven? Dan voer je prijzen meestal exclusief btw in en toon je ze ook zo, met "excl. btw" erachter. De instelling Afronding kun je meestal laten staan; stem met je boekhouder af of je per regel of per subtotaal afrondt, zodat je webshop en je administratie hetzelfde rekenen.

Stap 2: de Nederlandse btw-tarieven invullen

WooCommerce werkt met belastingklassen. Standaard zijn er drie: Standaardtarieven, Gereduceerd tarief en Nultarief. Je vult per klasse een tabel in.

Standaardtarieven: één regel voor Nederland.

Gereduceerd tarief: dezelfde regel met 9. Het lage tarief geldt volgens de Belastingdienst voor een beperkt aantal goederen en diensten, zoals de meeste voedingsmiddelen en boeken. Twijfel je of jouw product eronder valt, check het dan bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Daarna koppel je elk product aan de juiste klasse. Open het product en kies onder Productgegevens > Algemeen bij Belastingklasse Standaard of Gereduceerd tarief. Laat Btw status op Belastbaar staan. Heb je veel producten, dan pas je de klasse in één keer aan via bulkbewerken in het productoverzicht.

Tip: maak de tabel één keer met de hand, klik op CSV exporteren en gebruik dat bestand als sjabloon. Met Importeer CSV zet je later in één keer tientallen regels neer. Dat heb je nodig zodra je naar het buitenland verkoopt.

Verkopen aan particulieren in de EU: de drempel van € 10.000 en OSS

Hier zit de meeste verwarring. Volgens de Belastingdienst over afstandsverkopen werkt het zo:

• Je telt al je verkopen aan particulieren in andere EU-landen per kalenderjaar bij elkaar op, exclusief btw. Digitale diensten aan particulieren in de EU tellen mee.
• Was die omzet vorig jaar € 10.000 of lager en verwacht je dat ook dit jaar, dan reken je Nederlandse btw. Je mag ook kiezen voor de btw van het land van je klant, maar die keuze geldt dan minstens twee jaar.
• Kom je in de loop van het jaar boven € 10.000, dan reken je vanaf dat moment de btw van het land van je klant. Verwacht je er al boven te komen, dan doe je dat meteen.
• Terug naar Nederlandse btw mag pas als je een volledig kalenderjaar onder de drempel blijft, vanaf 1 januari daarna.

Zo stel je het in WooCommerce in

Onder de drempel. Je rekent iedereen in de EU het Nederlandse tarief. Met Klant verzendadres als basis zet je daarvoor in elke belastingklasse een regel per EU-land met het Nederlandse percentage. Verkoop je alleen binnen de EU, dan kan het ook eenvoudiger: kies bij Bereken belasting gebaseerd op voor Winkelbasisadres. Iedereen krijgt dan het Nederlandse tarief.

Boven de drempel. Nu heeft elk land een eigen regel met het eigen tarief, bijvoorbeeld 21% voor België en 19% voor Duitsland als standaardtarief. Ook de verlaagde tarieven verschillen per land. Zoek ze op in de Taxes in Europe Database van de Europese Commissie en zet ze via een CSV-bestand in je tabellen. Laat bij elke regel Verzending aangevinkt: ook over de verzendkosten reken je dan de btw van dat land.

WooCommerce houdt niet bij wanneer je de € 10.000 passeert. Dat doe jij, of je boekhouder. Kijk elke maand in je omzet naar het buitenland, zeker rond drukke periodes als Black Friday.

Prijzen gelijk houden in elk land

Voer je prijzen inclusief btw in, dan rekent WooCommerce voor een klant in een ander land standaard terug naar de prijs zonder btw en zet het tarief van dat land erbovenop. Een Duitse klant betaalt bij 19% dan minder dan een Nederlandse klant bij 21%. Wil je overal dezelfde eindprijs, dan zet je developer de WooCommerce-filter woocommerce_adjust_non_base_location_prices op false. Je marge verschilt dan per land, maar je prijzen niet.

Aangifte via de OSS-regeling

De buitenlandse btw draag je niet in elk land apart af. Volgens de Belastingdienst gebruik je daarvoor het eenloketsysteem, voor verkopen binnen de EU de Unieregeling genoemd:

1. Je registreert je via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Doe dat op tijd: de regeling geldt vanaf het kwartaal na je registratie, tenzij je je uiterlijk op de 10e van de maand na je eerste buitenlandse levering aanmeldt.
2. Je doet per kwartaal één melding met de btw per land. Die moet uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn. De melding over juli tot en met september doe je dus uiterlijk 31 oktober.
3. Je betaalt alles in één keer in Nederland. De Belastingdienst stuurt het door naar de andere landen.
4. Ook in een kwartaal zonder verkopen doe je een melding.

Volgens de Belastingdienst gelden voor je facturen dan de Nederlandse regels. Aan particulieren hoef je geen factuur met btw te sturen.

Zakelijke klanten in de EU: 0% met een geldig btw-nummer

Verkoop je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan reken je onder voorwaarden 0% btw. Officieel heet dat een intracommunautaire levering. Veel ondernemers noemen het btw verlegd, maar die term hoort bij de verleggingsregeling, die onder meer geldt voor diensten aan bedrijven in andere EU-landen. Volgens de Belastingdienst mag je 0% rekenen als:

• je klant ondernemer is en een geldig btw-identificatienummer heeft uit een ander EU-land;
• de goederen echt naar dat andere EU-land worden vervoerd, en je dat kunt aantonen met bijvoorbeeld de verzendgegevens;
• je de levering opneemt in je btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Heeft je klant geen geldig btw-nummer, dan geldt het 0%-tarief niet en reken je btw zoals bij een particulier.

Controleer het btw-nummer altijd, bijvoorbeeld in VIES van de Europese Commissie. Blijkt achteraf dat je klant geen ondernemer was, dan kan de Belastingdienst de btw bij jou naheffen. Op de factuur zet je 0% btw, je eigen btw-nummer, dat van je klant en een verwijzing naar de vrijstelling, zoals 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'. De details staan bij de Belastingdienst over leveringen naar EU-landen.

En Nederlandse bedrijven? Die betalen gewoon 21% of 9%. Binnen Nederland verleg je bij gewone webshopverkopen geen btw. Dat geldt alleen in specifieke sectoren, zoals onderaanneming in de bouw.

Btw-nummers in WooCommerce

WooCommerce vraagt standaard geen btw-nummer en zet de btw ook niet op nul. Daarvoor heb je een extensie nodig. De extensie EU VAT Number van WooCommerce kost € 35 per jaar (stand oktober 2026) en doet volgens WooCommerce het volgende:

• een veld voor het btw-nummer in de checkout, ook in de blokcheckout;
• controle van het nummer in VIES voordat de bestelling wordt geplaatst;
• bij een geldig nummer automatisch 0% btw;
• een instelling of bedrijven uit je eigen land toch btw betalen. Zet die aan: Nederlandse klanten betalen Nederlandse btw.

Britse btw-nummers kan de extensie volgens WooCommerce niet meer controleren. En WooCommerce maakt zelf geen facturen. Daarvoor gebruik je een factuurplugin of je boekhoudpakket. Verkoop je veel zakelijk, dan komt er meer bij kijken, zoals prijzen per klantgroep en betalen op rekening. Dat lees je in B2B webshop laten maken. En vergeet het veld niet als je je checkout inkort, zie WooCommerce checkout aanpassen.

Btw over verzendkosten

Over verzendkosten reken je btw, en het tarief volgt in de gangbare uitleg de producten in het pakket. Zitten er alleen producten met 21% in, dan is het 21%. Alleen producten met 9%, dan 9%. Zit er een mix in, dan verdeel je de verzendkosten volgens die uitleg naar verhouding van de waarde.

WooCommerce doet dat laatste niet vanzelf. Met de instelling Belastingklasse voor verzendkosten gebaseerd op items in de winkelwagen gebruikt WooCommerce volgens de eigen documentatie het standaardtarief voor de verzending zodra er één product met het standaardtarief in de bestelling zit. In een gemengde bestelling betaalt je klant dus 21% over de hele verzending. Verkoop je veel gemengde bestellingen, overleg dan met je boekhouder of dat acceptabel is. Er bestaan plugins die de btw over verzendkosten wel verdelen, zoals Germanized for WooCommerce. Hoe je de verzendkosten zelf instelt, lees je in WooCommerce verzendkosten instellen.

Zo loopt de btw door naar je boekhouding

De btw in je webshop is pas goed als hij ook goed in je administratie komt. Onder Statistieken > Belastingen zie je in WooCommerce per belastingcode hoeveel btw je hebt gerekend. Dat is handig om te controleren, maar je aangifte doe je uit je boekhouding.

Koppel je webshop daarom aan je boekhoudpakket en controleer de koppeling:

1. Elk tarief op een eigen btw-code. 21%, 9% en 0% voor zakelijke EU-klanten mogen niet op één hoop komen.
2. OSS-verkopen apart. Boven de drempel wil je per land de omzet en de btw zien.
3. Verzendkosten en kortingen komen met de juiste btw in je boekhouding.
4. Elke maand vergelijken. Leg de btw in WooCommerce naast die in je boekhouding, voordat je aangifte doet.

Bij Het Karperwonder koppelde ik de webshop aan e-Boekhouden, zodat bestellingen automatisch in de administratie kwamen. Hoe je dat aanpakt, lees je in WooCommerce koppelen aan MyParcel en e-Boekhouden.

Veelgemaakte fouten bij btw in WooCommerce

• Belastingen niet aangezet. Je rekent dan nergens btw, terwijl je het wel moet afdragen.
• Alles op 21%. Producten met 9% horen in de klasse Gereduceerd tarief.
• Prijzen dubbel inclusief. Je voert prijzen inclusief btw in, maar de instelling staat op exclusief. Je klant betaalt dan 21% te veel.
• De drempel van € 10.000 niet bijhouden. Je merkt het pas bij de jaarafsluiting, en dan moet je corrigeren.
• 0% zonder controle. Een btw-nummer dat je niet hebt gecontroleerd, beschermt je niet tegen een naheffing.
• Btw-veld vergeten na het inkorten van je checkout. Zakelijke klanten in de EU betalen dan btw die ze niet hoeven te betalen.

Conclusie: eerst de regels, dan de instellingen

WooCommerce btw instellen is in een uur gedaan, als je de regels kent. Zet de belastingen aan, voer prijzen inclusief btw in voor particulieren en vul 21% en 9% in voor Nederland. Houd je omzet aan EU-particulieren bij: boven € 10.000 per jaar reken je de btw van het land van je klant en geef je die via de OSS-regeling aan. Zakelijke EU-klanten met een gecontroleerd btw-nummer krijgen 0%, met een extensie die dat automatisch regelt. Leg je instellingen voor de livegang voor aan je boekhouder.

Ga je verder over de grens, lees dan ook internationaal adverteren en meertalige website. Wil je weten wat een webshop bij mij kost? Download de prijslijst.