Offerte maken met AI: sneller schrijven, zelf rekenen

Een offerte maken met AI werkt goed voor het schrijfwerk: de vraag van de klant samenvatten, je aanpak uitleggen in de woorden van de klant en een heldere opbouw neerzetten. Prijzen, uren, voorwaarden en wat je belooft, blijven mensenwerk, want daar zit je aan vast zodra de klant ja zegt. Plak geen namen of vertrouwelijke klantgegevens in een persoonlijk AI-account. En voorkom dat elke offerte hetzelfde klinkt door te werken met je eigen bouwstenen en details uit het gesprek.

Kan AI offertes maken? Het schrijfwerk wel, de afspraken niet

Een offerte bestaat uit twee soorten inhoud. Het eerste deel moet overtuigen: laten zien dat je de vraag begrijpt, uitleggen hoe je het aanpakt en waarom de klant voor jou kiest. Dat deel kost de meeste tijd en is in de praktijk vaak het zwakst. Een kopie van de vorige offerte, met de naam aangepast en 'wij ontzorgen u graag' erboven.

Het tweede deel zijn de afspraken: prijs, wat er wel en niet in zit, planning, voorwaarden en geldigheid. Daar zit je aan vast. Volgens het Burgerlijk Wetboek komt een overeenkomst tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (artikel 6:217 BW). Een offerte is in de regel zo'n aanbod. Zegt de klant ja, dan ligt er een overeenkomst, met alles wat erin staat. Ook het woord 'vrijblijvend' geeft je weinig ruimte: dan mag je het aanbod nog herroepen, maar alleen direct na de aanvaarding (artikel 6:219 BW).

Daarmee is de rolverdeling meteen duidelijk. AI helpt bij het eerste deel, jij doet het tweede. Ik ben geen jurist, dus laat je offerte-opzet en voorwaarden bij twijfel nakijken door iemand die dat wel is.

Dit artikel gaat over het opstellen van je eigen offerte. Wat je doet nadat hij verstuurd is, lees je in offerte opvolgen: een vast ritme van mailen en bellen, met voorbeeldmails.

Wie doet wat: AI en jij in je offerte

Een offerte-opbouw die werkt

Een vaste opbouw helpt jou én de AI. Deze negen blokken werken voor de meeste dienstverleners.

1. Samenvatting in drie zinnen. Wat je voorstelt, wat het kost en wat het oplevert. Veel beslissers lezen niet verder.
2. Jouw vraag. De situatie en het doel van de klant, in zijn eigen woorden.
3. Onze aanpak. De fases, en per fase wat er gebeurt en wat de klant ervan merkt.
4. Wat je krijgt, en wat niet. De afbakening. Hier voorkom je de discussies van later.
5. Planning. Start, mijlpalen en wat je van de klant nodig hebt, zoals teksten, toegang of een beslissing.
6. Investering. Per fase of onderdeel, eenmalig en per maand gescheiden, en of het inclusief of exclusief btw is.
7. Waarom wij. Echte cases, echte reviews en referenties die je mag noemen.
8. Voorwaarden en geldigheid. Je algemene voorwaarden en hoe lang de offerte geldig is.
9. Volgende stap. Hoe de klant akkoord geeft en wat er daarna gebeurt.

Weet je welk bezwaar je klant waarschijnlijk heeft, benoem het dan in de offerte voordat hij het zelf noemt. Zo'n bezwaar haal je uit gesprekken met eerdere klanten. Hoe je dat vastlegt, lees je in persona maken.

Zo laat je AI meeschrijven aan je offerte

Stap 1: maak je gespreksnotities anoniem en laat ze samenvatten

Vervang namen door [KLANT] en [CONTACTPERSOON] en haal e-mailadressen, telefoonnummers en andere herleidbare details weg. Dat kost een minuut.

Hieronder staan mijn aantekeningen van een kennismakingsgesprek. Namen heb ik vervangen door [KLANT] en [CONTACTPERSOON]. Vat samen: de aanleiding, het doel van de klant, wat er nu niet goed gaat, de wensen, de twijfels die ik hoorde en wat nog onduidelijk is. Voeg niets toe wat niet in de aantekeningen staat. Zet de open vragen apart onderaan.

Die lijst met open vragen is vaak het nuttigste deel. Staan er vragen op die je pas in de offerte kunt beantwoorden, bel de klant dan eerst. Een offerte op aannames is een gok.

Stap 2: schrijf de vraag van de klant terug

Schrijf op basis van deze samenvatting het onderdeel 'Jouw vraag' van mijn offerte, maximaal 150 woorden. Gebruik de woorden die de klant zelf gebruikte, niet mijn vakjargon. Markeer met [AANNAME] elke zin die niet rechtstreeks uit de samenvatting volgt.

Dit onderdeel leest de klant als eerste, en hij leest het met één vraag: heeft hij me begrepen? Klopt dat, dan leest hij de rest met meer vertrouwen. Haal elke [AANNAME] weg of maak hem waar.

Stap 3: leg je aanpak uit in klanttaal

Jij levert de aanpak, in steekwoorden per fase. AI maakt er leesbare tekst van.

Hieronder staat mijn aanpak in steekwoorden, per fase. Schrijf er een uitleg van voor [type klant], per fase maximaal 80 woorden: wat ik doe, wat de klant ervan merkt en wat hij aan het eind heeft. Voeg geen fases, garanties, resultaten of termijnen toe die niet in mijn steekwoorden staan.

Die laatste zin is nodig. Zonder die instructie schrijft een taalmodel vrolijk 'binnen twee weken live' of 'gegarandeerd meer aanvragen', omdat dat in offertes vaak staat.

Stap 4: laat AI je offerte lezen als de klant

Lees deze offerte als [de directeur die moet beslissen, of de inkoper die drie offertes vergelijkt]. Welke vragen blijven onbeantwoord? Waar is onduidelijk wat wel en niet in de prijs zit? Welke zinnen klinken als een standaardtekst? Geef je opmerkingen per onderdeel en herschrijf niets.

Je krijgt opmerkingen, geen nieuwe tekst. Wat je ermee doet, bepaal je zelf. Zo blijft het jouw offerte.

Rekenen, voorwaarden en beloftes: dit blijft mensenwerk

• Rekenen. Een taalmodel is geen rekenmachine. Het kan fouten maken in optellingen, btw en kortingen, en brengt die net zo overtuigend als een goed antwoord. Prijzen komen uit je eigen calculatie of uit de prijsregels in je offertesoftware. Laat je AI meerekenen, controleer dan de controle.
• Beloftes. Elke 'gegarandeerd', elke termijn en elk resultaat in je offerte is onderdeel van je aanbod. Haal alles weg wat je niet zelf hebt besloten.
• Afbakening. Zinnen als 'inclusief alle aanpassingen' of 'wij regelen de content' sluipen er makkelijk in. Juist daar ontstaan later discussies.
• Voorwaarden. Gebruik je eigen algemene voorwaarden en laat AI die niet schrijven. Geef ze de klant vóór of bij het sluiten van de overeenkomst; zo staat het in artikel 6:234 BW. Doe je dat niet, dan kan de klant bepalingen uit je voorwaarden mogelijk vernietigen (artikel 6:233 onder b BW). Voor grotere bedrijven als klant gelden uitzonderingen.
• De keuze om te offreren. Of een klant bij je past, of je de capaciteit hebt en of de prijs klopt voor deze opdracht, kan geen tool voor je beoordelen.

Wat plak je wel en niet in een AI-tool?

Gebruik voor offertewerk een zakelijk account. Bij de zakelijke abonnementen van de grote AI-tools wordt je inhoud standaard niet gebruikt om modellen te trainen, en kun je een verwerkersovereenkomst afsluiten. Onder de AVG blijf jij verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van je klanten, ook als je een tool gebruikt. Hoe je dat per tool regelt, lees je in is ChatGPT AVG-proof.

Zo voorkom je dat elke offerte hetzelfde klinkt

AI schrijft graag dezelfde zinnen: 'Wij begrijpen dat...', 'Daarom stellen wij voor...', 'Samen zorgen we voor...'. Gebruikt je concurrent ook AI, dan lijken jullie offertes op elkaar. Vergelijkt een klant drie offertes die allemaal hetzelfde zeggen, dan beslist de prijs.

• Begin bij details uit het gesprek. Een zin die de klant zelf zei, een situatie die hij beschreef, een getal dat hij noemde. Dat kan geen AI verzinnen, en het laat zien dat je luisterde.
• Werk met eigen bouwstenen. Schrijf per dienst één keer zelf een sterke tekst over je werkwijze, je aanpak en je cases. AI past die aan voor deze klant, in plaats van elke keer iets nieuws te bedenken.
• Leg je toon vast. Een lijst met woorden die je nooit gebruikt, zoals 'ontzorgen' en 'oplossingen op maat', plus een paar zinnen die wel bij je passen. Hoe je dat doet, lees je in tone of voice vastleggen.
• Lees hardop. Klinkt het als jij aan de telefoon? Dan zit je goed.
• Alleen echte referenties. Noem alleen cases en klanten die je mag noemen. Laat AI nooit een referentie of resultaat bedenken.

Offerte maken met AI in je CRM of offertesoftware

De meeste CRM-systemen en offertepakketten werken met templates, vaste tekstblokken en prijsregels. In Teamleader Focus, waarvan ik partner ben, sla je een offerte bijvoorbeeld op als template, zodat je niet elke keer opnieuw begint. Steeds meer van deze pakketten krijgen ook een AI-schrijfhulp. Kijk wat het jouwe kan en waar de gegevens naartoe gaan.

Een verdeling die werkt: prijsregels, producten, btw en voorwaarden komen uit je software, en de teksten die je met AI voorbereidt, gaan in de tekstblokken. Zo staat het rekenwerk op één vaste plek. Welk CRM bij je werkwijze past, vergelijk ik in CRM voor het mkb.

Houd per offerte bij of je hem won of verloor, en waarom. Na een paar maanden zie je welke aanpak en welke teksten werken. Ook bij die analyse kan AI helpen, als je de gegevens eerst anoniem maakt. De conclusie trek je zelf.

Conclusie: AI schrijft mee, jij rekent en tekent

Een offerte maken met AI scheelt tijd op het deel dat vaak het zwakst is: de vraag van de klant terugschrijven, je aanpak uitleggen en je tekst kritisch laten nalezen. Prijzen, planning, afbakening en voorwaarden doe je zelf, want daar zit je aan vast zodra de klant akkoord geeft. Werk met geanonimiseerde notities in een zakelijk account, gebruik je eigen bouwstenen en begin bij details uit het gesprek. Dan klinkt elke offerte als jij, en niet als die van de concurrent.

Wil je meer zakelijke aanvragen om een offerte voor te schrijven? Lees dan B2B marketing voor het mkb. Wil je weten wat mijn diensten kosten? Download de prijslijst.